Why report writing matters
Managers cannot see everything that happens in an organisation. They depend on reports to know what is going on, to judge performance and to make decisions. A clear report gets action; an unclear one wastes everyone's time.
In this course you will follow Mariam Hassan, an administrative officer at Al-Fayhaa Engineering Services, a Basra company with 230 employees. The director, Mr Adnan, has noticed that overtime costs jumped in the second quarter and asks Mariam: "Find out why, and tell me what we should do. I need a report in two weeks."
لماذا تهمّ كتابة التقارير؟
لا يستطيع المديرون رؤية كل ما يحدث في المنظمة، فهم يعتمدون على التقارير لمعرفة ما يجري، والحكم على الأداء، واتخاذ القرارات. والتقرير الواضح يدفع إلى التصرف، أما الغامض فيضيّع وقت الجميع.
ستتابع في هذه الدورة مريم حسن، المسؤولة الإدارية في شركة الفيحاء للخدمات الهندسية، وهي شركة في البصرة تضم 230 موظفاً. لاحظ المدير، الأستاذ عدنان، أن تكاليف العمل الإضافي قفزت في الربع الثاني، فطلب من مريم: "اعرفي السبب، وأخبريني بما ينبغي أن نفعله. أحتاج إلى تقرير خلال أسبوعين."
Written communication
Organisations communicate in three main ways: spoken (meetings, calls), non-verbal (body language, actions) and written (reports, letters, memos, emails, notices). Reports are one of the most important forms of written communication.
Because written words stay, they must be right the first time. That is why report writing is a skill worth learning properly.
الاتصال المكتوب
تتواصل المنظمات بثلاث طرق رئيسية: الشفوية (الاجتماعات والمكالمات)، وغير اللفظية (لغة الجسد والأفعال)، والمكتوبة (التقارير والرسائل والمذكرات والبريد الإلكتروني والتعاميم). والتقارير من أهم أشكال الاتصال المكتوب.
ولأن الكلمات المكتوبة تبقى، يجب أن تكون صحيحة من المرة الأولى. ولهذا تستحق كتابة التقارير أن تُتعلّم كما ينبغي.
What is a report?
A report is a written, organised presentation of facts about a specific subject or problem, prepared for a particular reader and purpose. Many reports also analyse the facts and make recommendations.
Decisions based on reports can affect budgets, jobs, promotions and projects. That is why a report writer must be accurate, honest and free from personal bias.
ما التقرير؟
التقرير عرض مكتوب ومنظم لحقائق تخص موضوعاً أو مشكلة محددة، يُعدّ لقارئ ولغرض معيّنين. ويتضمن كثير من التقارير أيضاً تحليلاً للحقائق وتوصيات.
القرارات المبنية على التقارير قد تمس الموازنات والوظائف والترقيات والمشاريع، ولذلك يجب أن يكون كاتب التقرير دقيقاً وصادقاً وبعيداً عن التحيّز الشخصي.
Why organisations need reports
Reports support every management function: planning, organising, directing and control. They also give a lasting record that can be checked later, which talking cannot.
لماذا تحتاج المنظمات إلى التقارير
تدعم التقارير كل وظائف الإدارة: التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. وتوفر أيضاً سجلاً دائماً يمكن الرجوع إليه لاحقاً، وهو ما لا يوفره الكلام.
Qualities of a good report
Report writing also needs four personal skills: logical thinking, connecting facts to reach conclusions, explaining complex ideas simply, and choosing the right words. All four can be practised.
خصائص التقرير الجيد
وتحتاج كتابة التقارير أيضاً إلى أربع مهارات شخصية: التفكير المنطقي، والربط بين الحقائق للوصول إلى الاستنتاجات، وتبسيط الأفكار المعقدة، واختيار الألفاظ المناسبة. ويمكن التدرّب عليها جميعاً.
Exercise: reports in your work
- List the reports you write or receive in a typical month.
- For each, note its main purpose: inform, record, analyse, recommend, monitor or support a decision.
- Think of a report you received that was hard to use. What was wrong with it?
- Which of the six qualities of a good report is hardest for you, and why?
تمرين: التقارير في عملك
- اكتب التقارير التي تكتبها أو تتسلمها في شهر عادي.
- دوّن الغرض الرئيسي لكل منها: الإعلام أو التوثيق أو التحليل أو التوصية أو المتابعة أو دعم القرار.
- فكّر في تقرير تسلمته وكان صعب الاستخدام. ما الخلل فيه؟
- أي خصائص التقرير الجيد الست هي الأصعب عليك، ولماذا؟
Which is the best definition of a report?
A report presents facts in an organised way for a specific reader and purpose, often with analysis and recommendations.
A report recommends dismissing an employee the writer dislikes, without evidence. Which quality is missing?
Reports must be based on facts, not personal feelings, friendships or dislikes.
ما أفضل تعريف للتقرير؟
يعرض التقرير الحقائق بطريقة منظمة لقارئ وغرض محددين، وغالباً مع تحليل وتوصيات.
تقرير يوصي بفصل موظف لا يحبه الكاتب، دون دليل. أي خاصية مفقودة؟
يجب أن تقوم التقارير على الحقائق، لا على المشاعر الشخصية أو الصداقات أو الخصومات.
